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Ser autónomo puede tener muchas ventajas, pero también un gran inconveniente: tener que tratar directamente con Hacienda. Información inteligible, pesados trámites y demás obligaciones en un vocabulario fiscal, muy difícil de comprender para la mayoría de nosotros. Os explicamos cómo un fotógrafo puede dar el salto al mundo freelance y además hacerlo de una forma mucho más fácil gracias a Quipu, el software de facturación para no expertos en contabilidad.

El fotógrafo freelance tiene una gran libertad en su trabajo pero existen una serie de pasos, responsabilidades y beneficios que son los mismos que los de cualquier otro autónomo. Hagamos un repaso por todo lo que se tiene que tener en cuenta si quieres trabajar en el mundo de la fotografía por cuenta propia.

Los trámites

Por suerte, Hacienda se ha modernizado en los últimos años y muchos de sus trámites se pueden hacer online. Así que lo primero que te recomendamos es que obtengas alguno de los identificadores digitales que permiten trabajar con la Administración de forma telemática y ahorrarte, así, la visita a las oficinas de Hacienda. Tienes dos opciones: el PIN24H que, como su nombre indica, tiene una validez de 24 horas y el certificado digital que, además de ser muy útil para cualquier autónomo, te permitirá  realizar cualquier gestión que dependa del ente público como, por ejemplo, mirar los puntos del carnet o consultar la vida laboral.

Pero pasemos al kit de la cuestión. Para ser fotógrafo freelance tendrás que realizar dos gestiones imprescindibles para desarrollar tu actividad:

1. Alta en Hacienda. Para ello, si la fotografía es tu trabajo principal deberás presentar la declaración censal del modelo 037,es decir, el de régimen general. Si la fotografía es solo un ingreso “extra”, tendrás que consultar si tu actividad más importante pertenece a régimen simplificado o al general.
   También, tendrás que rellenar el modelo 840 a través del cual te das de alta en el Impuesto sobre Actividades Económicas (IAE) donde se indicará el epígrafe al que pertenece tu actividad, en este caso, será el 973.1 (servicios fotográficos). Recuerda que si realizas otra actividad como dar clases de foto, también te tendrás que dar de alta en el epígrafe correspondiente.
2. Alta en la Seguridad socia Esto lo podrás hacer a través del modelo TA521. Debes saber que términos fiscales esta gestión llama Afiliación en el Régimen Especial de Autónomos (RETA).
3. Libro de visitas. Se trata de un libro que debes tener obligatoriamente en el que se registran todas las visitas que pudieras tener de inspectores de Hacienda. Si quieres más información aquí te explicamos cómo conseguir el libro de visitas.

Obligaciones con Hacienda

• Pagar la cuota de autónomo. Si es la primera vez que trabajas como autónomo recuerda que pagarás 50 euros durante los primeros seis meses y durante el primer año si has sido víctima de violencia de género, de terrorismo o tienes alguna discapacidad. Las cuotas van aumentando proporcionalmente de forma diferente en cada caso, puedes consultar más detalles en la tabla de trabajadores por cuenta propia de la seguridad social. Este año la cuota ha subido un 1% y se sitúa en 267,04 euros si no tienes ningún tipo de bonificación.
• Facturas y gastos. Tienes que emitir facturas a todos tus clientes y también recibir facturas o tickets de todo aquello que compres y que esté relacionado con tu actividad para podértelo desgravar.
• Gestión documental. Guarda siempre toda la documentación relacionada con tu actividad: alta de autónomo, impuestos, nóminas en caso que tengas a gente contratada, etcétera…
• Libro de registro. Es donde apuntarás todo lo que gastes y lo que ingreses. Así podrás llevar un control de cuáles son tus ganancias y pérdidas
• Modelos tributarios. Son muchos los factores que influirán para que tengas que presentar unos modelos u otros. Aquí tienes los principales modelos tributarios que tienen que presentar los autónomos.

¿Cómo hacer una factura?

Todo esto va a ser necesario para desarrollarte como autónomo, pero tu día a día se va a basar en la emisión y recepción de facturas y tickets. Por eso, vamos a ver las partes y el funcionamiento de una factura:

• Numeración. Cada factura tienen un número que la identifica, es decir, sería como el dni de la factura. Las facturas deben seguir números correlativos, aunque debes saber que pueden existir diferentes series para tus diferentes clientes o tipos de actividad que realices.
• Fecha de emisión y vencimiento. También tienes que poner cuando emites la factura y cuando es la fecha máxima de pago.
• Información fiscal. Tanto tuya como de tu cliente. Los datos obligatorios son la denominación social (nombre de la persona o empresa), NIF y domicilio. Además existen datos opcionales como email, teléfono, etcétera. Recuerda que si actúas como persona tu NIF es el DNI.
• Descripción operación que incluye:
  • Concepto. Lo que vendes; tu servicio, producto,…
  • Base imponible. Es la base de lo que cobras, el dinero “bruto”.
  • Impuestos que se aplican en cada concepto. Los descuentos también se deben indicar en esta parte.
  • Tipos impositivos. Debe desglosarse el valor de cada impuesto que hemos aplicado. Como fotógrafo debes aplicar el 21% del IVA y el IRPF dependerá de si estás en tus primeros 18 meses como autónomo, de modo que el IRPF será del 7%, o haya pasado este periodo, cuando será del 15%.

Os dejamos una factura de ejemplo de un servicio fotográfico de una boda para que lo veáis más claro:

Hasta aquí la parte teórica, pero ¿cómo puedes agilizar tu actividad diaria que es la que realmente te quita tiempo? Si sigues estos pasos, verás cómo ser  fotógrafo freelance es mucho más fácil con Quipu:

• Primero debes darte de alta en la web de Quipu para fotógrafos freelance

• Empieza a emitir facturas y presupuestos en el apartado de ingresos. Tienes plantillas predefinidas, pero también puedes personalizarlas con tu logo, descargártelas, compartirlas y guardar conceptos recurrentes de los servicios que ofrezcas ¡Un gran ahorro de tiempo!

• Sube fotos de tus tickets o facturas de gastos, incluso desde el móvil, y categorizarlos para llevar el control de lo que gastas.

• En la pestaña impuestos puedes consultar cuánto tiempo te falta para presentar cada uno de ellos. Además, cuando vayas a presentar los impuestos verás que Quipu los ha rellenado por ti y estarán listos para subirlos a la web de Hacienda. Fácil, ¿verdad?

• Por último, recuerda que estas son solo algunas de las funcionalidades de Quipu, entre las que además podrás encontrar: conciliación de tus gastos e ingresos con tus cuentas bancarias, gestión de tu agenda de contactos, guardar todos tus documentos en un mismo programa y mucho más.

Hasta aquí una pequeña introducción de cómo puedes ser tu propio  jefe y no decaer en el intento. Si quieres tiempo para hacer lo que más te gusta y no perderlo en tareas administrativas aburridas y repetitivas, aprovecha y prueba Quipu 15 días totalmente gratis.

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*Imágenes y textos cedidos por Quipu.